11.5: Kommunikasjonskanaler, strømmer og nettverk (2024)

Læringsmål

• Skille mellom passende og upassende bruksområder fra forskjellige kommunikasjonskanaler
• Skille mellom Communicación Formales and Infoles Networks

Kommunikasjonskanaler

I kommunikasjon er en kanal midler til å gi informasjon fra en avsender til en mottaker.Å bestemme den mest passende kanalen, er kritisk for effektiviteten av kommunikasjonen.Kanalene inkluderer muntlige medier som telefonsamtaler og presentasjoner, og skriftlige måter som rapporter, notater og e -post.

Kommunikasjonskanaler skiller seg langs en rik til tynn skala.Tenk på hvordan du vil velge en biff - noen har mer fett enn andre;errikog full av smak og kropp.Hvis du derimot er på diett og bare vil ha kjøttet, vil du velge en biffLene seg.Kommunikasjonskanalene er like: de rike kanalene er mer interaktive, gir muligheter for toveis kommunikasjon og lar både avsenderen og mottakeren lese ikke -verbale meldinger.De mest magre kanalene, derimot, kutter "fettet" og presenterer informasjon uten å tillate øyeblikkelig interaksjon, og overfører ofte "bare fakta."De viktigste kommunikasjonskanalene er gruppert sammen fra de rikeste til de tynneste:

• Richere kanaler: Face -to -face møte;ansikt -til -ansiktspresentasjon
• Anrikede kanaler: Online møte;Video konferanse
• Magre kanaler: telekonferanse;telefonsamtale;telefonsvarer;Video (for eksempel FaceTime)
• Tynnere kanaler: blogg;rapportere;brukerinformasjon;nyhetsbrev;ratt;e -post;Telefontekst;Publikasjoner på sosiale nettverk (for eksempel Twitter, Facebook)

Bill Gates som snakker på en skole.En foredragsholder som gir en flott presentasjon er et eksempel på muntlig kommunikasjon.

Oral kommunikasjon har en tendens til å være rikere kanaler fordi informasjon kan overføres gjennom tale, så vel som ikke muntlig gjennom tone av stemme og kroppsspråk.Muntlige kommunikasjonsformer kan variere fra en tilfeldig samtale med en kollega til en formell presentasjon mot mange ansatte.De rikeste kanalene er egnet for kompleks (eller potensielt urovekkende) informasjon, siden de kan gi muligheter til å tydeliggjøre betydningen, gjenta informasjon og vise følelser.

Selv om skriftlig kommunikasjon ikke har fordelen av umiddelbarhet og samhandling, kan det være det mest effektive middelet å overføre store mengder informasjon.Skriftlig kommunikasjon er en effektiv kanal når konteksten, detaljerte støttedata og forklaringer er nødvendige for å informere eller overtale andre.En ulempe med skriftlig kommunikasjon er at de kan misforstås eller misforstås av et publikum som ikke har noen påfølgende muligheter til å stille avklarende spørsmål eller svare på annen måte.

Nedenfor er noen eksempler på forskjellige typer kommunikasjonskanaler og deres fordeler:

• Kommunikasjon basert påNettet, for eksempel videokonferanse, lar mennesker på forskjellige steder holde interaktive møter.En annen nettbasert kommunikasjon, for eksempel informasjonen som presenteres på selskapets nettsted, er tilstrekkelig til å dele detaljene i transaksjonen (for eksempel bekreftelse av ordren) eller be om kontaktinformasjon (for eksempel telefonnummeret og adressen til adressen til adressen til adressen til adressen kunden)
• LosE -postDe gir øyeblikkelig skriftlig kommunikasjon;Effektivt for formelle merknader og oppdateringer, samt uformelle utvekslinger.
• LaskortDe er en mer formell metode for skriftlig kommunikasjon som generelt er forbeholdt viktige meldinger som forslag, henvendelser, avtaler og anbefalinger.
• LaspresentasjonerDe er vanligvis muntlige og inkluderer vanligvis en audiovisuell komponent, for eksempel kopier av rapporter, eller materiale fremstilt i Microsoft PowerPoint eller Adobe Flash.
• LasTelefonmøter/telefonkonferanserDe tillater interaksjon mellom lang avstand.
• OppslagstavleryForumDe lar folk publisere informasjon øyeblikkelig på et sentralisert sted.
• LasansiktsmøterDe er personlige, interaktive utvekslinger som gir den rikeste kommunikasjonen og forblir den foretrukne kommunikasjonsmetoden i virksomheten.

Deretter har vi skrevet og muntlige kanaler, kanaler som spenner fra rike til Lean, og deretter, innenfor disse, flere kanaler som avsenderen kan velge.Hvordan bestemmer du hvilken som er den beste kanalen for meldingen din?Når du bestemmer hvilken kommunikasjonskanal som skal brukes, er følgende noen av de viktige faktorene du må vurdere:

• Publikum og dets reaksjon på budskapet;
• tiden det vil ta å overføre informasjonen;
• kompleksiteten i meldingen;
• behovet for en permanent kommunikasjonsregistrering;
• i hvilken grad informasjonen er konfidensiell;og
• Kostnaden for kommunikasjon.

Hvis du velger feil kanal, det vil si hvis kanalen ikke er effektiv for typen melding og betydningen du vil opprette, vil du sannsynligvis generere misforståelser og muligens avslu*tte ting.Å bruke gale kanaler kan forhindre kommunikasjon og kan til og med skape mistillit.For eksempel ønsker en leder å rose en ansatt for sitt arbeid i et nylig prosjekt.Hun kan bruke forskjellige tilnærminger og kanaler for å gjøre dette.Hun kunne sende en tekstmelding til den ansatte: "Hei, god jobb i prosjektet!"Eller hun kan sende henne en e -post som inneholder den samme meldingen.Hun kunne også gå gjennom skrivebordet sitt og gi henne et personell personlig.Hun kunne også rose ham foran hele avdelingen under et møte.I begge tilfeller er meldingen den samme, men de forskjellige kanalene endrer måten meldingen oppfattes på.Hvis den ansatte brukte måneder på å jobbe med prosjektet, fikk du en "Hei, god jobb i prosjektet!"Tekstmelding eller e -post kan virke tynn ros, til og med fornærmende.Hvis den ansatte er sjenert, kan det være skammelig.Et ansikt til ansikt under et privat møte kan være bedre.Som du kan se, er det like viktig å gjøre kanalen riktig som å sende riktig melding.

Kommunikasjonsstrømmer

Kommunikasjon i en virksomhet kan involvere forskjellige typer ansatte og forskjellige funksjonelle deler av en organisasjon.Disse kommunikasjonsmønstrene kallesFlyter, og er ofte klassifisert i henhold til samhandlingsavdelingen: ned, opp, horisontalt, diagonal, ekstern.Som hver av disse vet, vil vi diskutere hvordan disse strømningene fungerer i Little Joe's Auto.

Kommunikasjon ned

Når ledere og ledere deler informasjon med ansatte på lavere nivå, kalles detkommunikasjonNedoveretterkommeren.Det vil si at kommunikasjon fra underordnede i en kommandokjede er en synkende kommunikasjon.Denne kommunikasjonsflyten brukes av ledere for å overføre arbeidsrelatert informasjon til ansatte på lavere nivåer.Garanti effektiv synkende kommunikasjon er ikke alltid lett.Forskjeller i erfaring, kunnskap, autoritetsnivå og status gjør det mulig for avsenderen og mottakeren ikke å dele de samme forutsetningene eller forståelsen av konteksten, noe som kan føre til at meldingene blir misforstått eller misforstått.Å skape kommunikasjon tydelig skrevet og utvetydig og opprettholde en respektfull tone kan lette effektiv synkende kommunikasjon.

Kommunikasjon opp

DeStigende kommunikasjonDet er overføring av informasjon fra lavere nivåer av en organisasjon til høyere nivåer;Den vanligste situasjonen er at ansatte kommuniserer med ledere.Ledere som oppmuntrer til kommunikasjon oppover oppmuntrer til samarbeid, får støtte og reduserer frustrasjon blant sine ansatte.Innholdet i nevnte kommunikasjon kan omfatte forespørsler, estimater, forslag, klager, appeller, rapporter og all annen rettet informasjon fra underordnede til overordnede.Stigende kommunikasjon blir ofte utført som svar på synkende kommunikasjon;For eksempel når ansatte svarer på et spørsmål fra manageren sin.I denne forstand er stigende kommunikasjon et godt mål på om den nedadgående kommunikasjonen til et selskap er effektiv.

Tilgjengeligheten av kommunikasjonskanaler påvirker den generelle tilfredsstillelsen av ansatte med stigende kommunikasjon.For eksempel sender en Open Doors -policy signalet til ansatte om at lederen ønsker improviserte samtaler og annen kommunikasjon velkommen.Dette får sannsynligvis ansatte til å føle seg fornøyde med deres tilgangsnivå til oppadgående og mindre bekymret kommunikasjonskanaler for å kommunisere med sine overordnede.For administrasjon er stigende kommunikasjon en viktig kilde til informasjon som kan informere kommersielle beslu*tninger.Det hjelper med å varsle styringen av nye utviklinger, resultatnivåer og andre problemer som kan kreve din oppmerksomhet.

Horisontal kommunikasjon

Horisontal kommunikasjon, også kalt lateral kommunikasjon, innebærer strømmen av meldinger mellom individer og grupper på samme nivå av en organisasjon, i motsetning til over eller under.Å dele informasjon, løse problemer og samarbeide horisontalt er vanligvis mer betimelig, direkte og effektivt enn stigende eller synkende kommunikasjon, siden det skjer direkte mellom mennesker som jobber i samme miljø.Kommunikasjon i et team er et eksempel på horisontal kommunikasjon;Medlemmene koordinerer oppgaver, jobber sammen og løser konflikter.Horisontal kommunikasjon skjer formelt i møter, presentasjoner og formell elektronisk kommunikasjon, og uformelt i andre mer tilfeldige utvekslinger på kontoret.

Når det er forskjeller i stil, personlighet eller roller mellom medarbeidere, kan det hende at horisontal kommunikasjon ikke fungerer uten problemer.I følge professor Michael Papa kan horisontale kommunikasjonsproblemer oppstå på grunn av territorialitet, rivalisering, spesialisering og enkel mangel på motivasjon.Territorialitet oppstår når medlemmer av en organisasjon vurderer at andre menneskers deltakelse i deres område er upassende eller uønsket.Rivaliseringen mellom enkeltpersoner eller team kan gjøre folk motvillige til å samarbeide og dele informasjon.Spesialisering er et problem som oppstår når det mangler ensartet kunnskap eller ordforråd i eller mellom avdelinger.Endelig mislykkes horisontal kommunikasjon ofte bare fordi medlemmene i organisasjonen ikke er villige til å vie den ekstra innsatsen for å nå utover deres umiddelbare team.

Diagonal kommunikasjon

DeDiagonal kommunikasjonDet er utveksling av informasjon mellom forskjellige strukturelle nivåer i en virksomhet.Denne typen kommunikasjonsstrøm er i økende grad normen i organisasjoner (på samme måte som at grensesvart utstyr blir stadig mer vanlig), siden det kan maksimere effektiviteten av informasjonsutveksling.Den korteste avstanden mellom to punkter er en rett linje.Diagonale kommunikasjonsveier er de rette linjene som akselererer kommunikasjonen direkte til mottakerne, for øyeblikket er kommunikasjon nødvendig.Kommunikasjonen som Zigzaguean på horisontale og vertikale ruter, derimot, er sårbare for timeplanene og tilgjengeligheten til individene som bor på hvert nivå.

Ekstern kommunikasjon

En annen type kommunikasjonsstrøm erutvendig, når en organisasjon kommuniserer med mennesker eller organisasjoner utenfor virksomheten.Eksterne kommunikasjonsmottakere inkluderer klienter, lovgivere, leverandører og andre interesserte parter i samfunnet.Ekstern kommunikasjon styres vanligvis av markedsføring og salg.Årsrapporter, pressemeldinger, produktkampanjer, økonomiske rapporter er alle eksempler på ekstern kommunikasjon.

Kommunikasjonsnettverk

På dette tidspunktet vet du allerede at forretningskommunikasjon kan ta forskjellige former og flyte mellom forskjellige typer avsendere og mottakere.En annen måte å klassifisere kommunikasjon på er etter nettverk.

DeFormelt kommunikasjonsnettverkav en organisasjon er sammensatt av all kommunikasjonen som kjører gjennom dens offisielle autoritetslinjer.Med andre ord følger det formelle nettverket rapportforhold.Som forventet, når en leder sender en e -post til salgsteamet sitt som beskriver den nye kommisjonsstrukturen for neste sett med salgsmål, blir den e -posten (et eksempel på synkende kommunikasjon) sendt gjennom det formelle nettverket i selskapet som kobler ledere med sine underordnede .

ENUformelt kommunikasjonsnettverkPå den annen side følger den ikke autoritetslinjer og er etablert rundt den sosiale tilknytningen til medlemmene av en organisasjon.Disse nettverkene blir også beskrevet som "vingårdskommunikasjon."De kan eksistere gjennom ryktefabrikken, sosiale nettverk, graffiti, falske bulletiner og spontane samtaler om vannkjøler.

Uformelle nettverk kontra formelle

• Formell kommunikasjon fortsetter praksis dannet av hierarki, teknologiske systemer og offisiell politikk.
• Formell kommunikasjon innebærer vanligvis dokumentasjon, mens uformell kommunikasjon generelt ikke etterlater noe registrert spor slik at andre finner eller deler dem.
• Formell kommunikasjon i tradisjonelle organisasjoner er vanligvis "ensrettet": de blir initiert av ledelse og mottatt av ansatte.
• Det formelle kommunikasjonsinnholdet oppfattes som en autoritær fordi det har sin opprinnelse i selskapets høyeste nivåer.
• Uformell kommunikasjon skjer i alle retninger og foregår mellom individer med forskjellig status og roller.
• Uformell kommunikasjon krysser ofte grenser i en organisasjon og skilles vanligvis fra arbeidsflyter.Det vil si at det ofte forekommer blant mennesker som ikke jobber direkte, men deler en tilknytning eller en felles interesse for organisasjonens aktiviteter og/eller en motivasjon for å utføre arbeidet sitt godt.
• Uformell kommunikasjon skjer utenfor kanalene som er opprettet av en organisasjon for å overføre meldinger og overføre informasjon.

Tidligere vurderte mange organisasjoner uformell kommunikasjon (generelt assosiert med mellommenneskelig, horisontal kommunikasjon) en hindring for effektiv organisatorisk ytelse og prøvde å eliminere den.Det er ikke slik det er.Opprettholdelse av personlige nettverk og sosiale relasjoner gjennom informasjonskommunikasjon forstås som en nøkkelfaktor i måten folk utfører arbeidet på.Du kan overraske deg at 75 prosent av praksis, retningslinjer og prosedyrer for alle organisasjoner deles gjennom vingårdskommunikasjon.^[1]

Selv om uformell kommunikasjon er viktig for en organisasjon, kan den også ha ulemper.Når det tar form av et "ryktefabrikk" som desinformerer feilinformasjon, er uformell kommunikasjon skadelig og vanskelig å lukke fordi kildene ikke kan identifiseres av ledelsen.Uformelle samtaler er vanligvis spontane, og deltakerne kan komme med feil uttalelser eller kunngjøre unøyaktig informasjon.Det forventes mindre ansvarlighet for uformell kommunikasjon, noe som kan gjøre mennesker til å bli uforsiktige, uforsiktige i deres valg av ord eller avsløre sensitiv informasjon.

1. Keith Davis, "Grapevine Communication Antong and Middle Managers", Personal Jouril, April, april 1969, P.272.[1]